Por Carmen González Castro
Profesora del Dpto. de Pintura, Facultad de Bellas Artes, Universidad de Granada (España).
Secretaria del I Congreso Internacional Arte, Ilustración y Cultura Visual.
Introducción
El trabajo correspondiente a la Secretaría del Congreso comenzó a desarrollarse en el mes de junio de 2009. Los secretarios ejercieron su labor desde esa fecha hasta diciembre de 2010, momento en que finalizó el envío de certificados a los asistentes y colaboradores. El trabajo se estructuró atendiendo a la gestión de diferentes fases del Congreso:
- Búsqueda de sponsors y subvenciones públicas y privadas.
- Creación de listados de contacto.
- Difusión del Congreso.
- Recepción y revisión de aportaciones al Congreso.
- Edición de Actas.
- Segunda fase de difusión del Congreso.
- Coordinación de los colaboradores.
- Celebración del Congreso.
- Realización y entrega de certificados y otros asuntos de cierre del Congreso.
1. Búsqueda de sponsors y subvenciones públicas y privadas
Fechas: Junio 2009-Abril 2010
Durante esta fase, tuvo lugar la búsqueda de empresas que contribuyeron a la realización del Congreso como patrocinadores, sponsors y entidades colaboradoras, así como la solicitud de ayudas a organismos públicos que apoyan el desarrollo de eventos de este tipo en nuestro país, comunidad autónoma y en nuestra ciudad.
Esta búsqueda tuvo lugar mediante un rastreo en internet, mediante el envío de propuestas y solicitudes telemáticas, atendiendo a las convocatorias, en el caso de instituciones públicas, y al contacto telefónico o vía email en el caso de las empresas privadas. Algunos de los acuerdos de colaboración surgieron a partir de la recepción de dichas propuestas en el correo de uso interno creado expresamente para la Dirección y Secretaría del Congreso.
2. Creación de listado de contactos
Fechas: Diciembre-Febrero 2010 (actualizada hasta la realización del Congreso).
Para abordar el proceso de difusión del Congreso, se elaboró una base de datos personal y de uso exclusivo para la Dirección y Secretaría del Congreso, donde se almacenaron periódicamente contactos de instituciones, colectivos, centros educativos, universidades y particulares con un perfil de interés para el enfoque presentado en esta edición del Congreso.
3. Difusión
Fechas: Febrero 2010-Abril 2010
El trabajo de difusión del Congreso se realizó mediante correo electrónico y formato postal en papel. Dicho trabajo suponía la realización de una página web que se actualizase periódicamente, el diseño de cartelería para la difusión de distintas fases del congreso y la creación del correo de información y contacto del Congreso: info@congresoarteilustracion.org.
Con la ayuda de la Asociación Andaluza de Diseñadores comenzó a realizarse el diseño de la web del congreso, así como los carteles, folletos y tarjetones que se difundirían por mail y correo postal, y que promocionaban la participación y la matriculación de los estudiantes y expertos en los campos a los que se orientaba esta edición del congreso: el arte, el diseño, la ilustración, la pedagogía, la literatura y la psicología. Esta primera fase de difusión finalizó en abril de 2010, momento en que terminó el plazo para la recepción de propuestas de participación en el Congreso, es decir, comunicaciones y pósters, y la posibilidad de obtener un descuento en la matrícula.
4. Recepción y revisión de aportaciones al Congreso
Fechas: Abril 2010-Junio 2010
La Secretaría, en colaboración con la Dirección del Congreso, desarrolló el trabajo de recepción y envío de las propuestas de participación a los miembros del Comité Científico, que evaluaron dichas propuestas siguiendo un proceso de revisión anónima por pares. Posteriormente, se reenviaron sus trabajos a los futuros participantes, para que efectuaran las correcciones indicadas por el Comité. Antes y después, dichos trabajos fueron revisados por la Dirección y Secretaría del Congreso, para garantizar que cumplían los requerimientos de estructura y formato solicitados para su posible participación y edición.
5. Edición de actas
Fechas: Junio-Octubre 2010
Una vez finalizada la fase de correcciones, y decididos los trabajos que se presentarían en el Congreso, se envió el material al diseñador que se encargaba del trabajo de maquetación de las actas del Congreso en formato digital. La supervisión de las actas y seguimiento del proceso de edición fueron llevados a cabo por la Dirección y varios miembros del Comité Organizador.
6. Segunda fase de difusión del Congreso
Fechas: Abril 2010-Octubre 2010
La segunda fase de difusión tuvo como objetivo aumentar el rango de público asistente al Congreso.
Continuó incrementándose el número de contactos en la base de datos del Congreso, mediante numerosos rastreos en diferentes páginas web de interés. La URL del Congreso continuó actualizándose frecuentemente introduciendo novedades como los perfiles de los ponentes, que iban siendo comunicadas a los contactos. Fueron distribuidos carteles y folletos publicitarios del Congreso por numerosos centros educativos de España.
Esta fase finalizó inmediatamente antes de la celebración del Congreso, y concluyó con la difusión, a cargo de numerosos colaboradores, de la información de interés del Congreso por las Facultades de Bellas Artes y de Ciencias de la Educación de Granada y el establecimiento de mesas de matrícula en la Facultad de Bellas Artes que tenían como objetivo facilitar el proceso de matriculación telemática a los interesados.
7. Coordinación de los colaboradores
Fechas: Septiembre 2010-Noviembre 2010
En la última fase de la organización del Congreso se contó con la colaboración de un total de casi 60 alumnos provenientes de las facultades de Ciencias de la Educación y de Bellas Artes de Granada, que se beneficiaban de un certificado en el que se indicaban las horas colaboradas, computables por créditos de libre configuración según cada Facultad.
El trabajo de coordinación de estos colaboradores fue llevado a cabo por la Secretaría del Congreso, mediante la convocatoria de diversas reuniones y la comunicación vía email. El trabajo fue repartido entre los colaboradores mediante la creación de cuadrantes de tareas que debían cumplir y que se resumen como sigue:
- Trabajo de difusión por aulas: Los colaboradores acudieron a las Facultades de Bellas Artes y de Ciencias de la Educación de la Universidad de Granada para difundir información de interés del Congreso.
- Asistencia en la matrícula: Durante dos semanas en el mes de octubre, estuvo disponible en la Facultad de Bellas Artes de la UGR un stand para facilitar la matrícula a los posibles interesados.
- Punto de información en el aeropuerto, estación de tren y estación de autobuses: Los colaboradores permanecieron durante el día de inauguración del Congreso y el día previo en estos puntos para recibir a los asistentes al Congreso y ofrecerles información respecto a transportes y otros datos de interés.
- Asistencia durante la celebración del Congreso: Los colaboradores asistieron a la Secretaría y Dirección del Congreso para facilitar y garantizar el transcurso óptimo del evento, prestando ayuda a los asistentes en las mesas de acreditación, mesas de debate, ponencias y talleres.
- Asistencia en el montaje y vigilancia de la exposición del ilustrador Isidro Ferrer, surgida en el contexto del Congreso y desarrollada en la Fundación Rodríguez-Acosta de Granada.
8. Celebración del Congreso
Fechas: 3-6 Noviembre de 2010
La celebración del Congreso transcurrió con fluidez según lo previsto. El trabajo desarrollado por la Secretaría y la Dirección consistió en la supervisión de los colaboradores desde el inicio hasta el fin de la jornada y la asistencia a las mesas de matriculación, los ponentes, miembros del Comité Científico, invitados al Congreso y exposición de Isidro Ferrer.
La crítica recibida por los asistentes y participantes fue positiva, como indican las estadísticas de las encuestas realizadas a los asistentes tras la realización del Congreso.
9. Realización y entrega de certificados y otros asuntos de cierre del Congreso
Fechas: Noviembre 2010-Diciembre 2010
Terminada la celebración del Congreso, continuaron las labores de coordinación de los colaboradores hasta la clausura de la exposición de Isidro Ferrer.
Asimismo, se cumplió con las exigencias de justificación de las ayudas recibidas por las diferentes entidades patrocinadoras y de gestión de pagos pendientes.
Se procedió a la elaboración y envío de los certificados de asistencia, participación y colaboración que no hubieran sido entregados en la clausura del Congreso, y al envío de material informativo y Actas del Congreso a los matriculados, miembros del Comité Científico y Organizador que no habían podido asistir.